Já parou para pensar que muitas vezes você não inicia um projeto de gestão de documentos por simplesmente não saber por onde começar?
Você sabe o que precisa ser feito, mas é tanto a ser feito, que você fica perdido, né?
Saber identificar que áreas ou documentos são críticos e precisam de priorização, seja pelo estado de conservação dos acervos, seja pelos riscos ou impactos que poderiam ser causados ao negócio é crucial para o bom andamento das atividades de quem trabalha com gestão de documentos.
E se eu te disser que posso te ajudar nessa tarefa usando uma ferramenta muito usada pelo pessoal da Qualidade, conhecida como Matriz GUT – Gravidade x Urgência x Tendência?
A Matriz GUT (também conhecida como Matriz de Prioridades) guia as prioridades durante os esforços de resolução de problemas ou de implementação de estratégias e é direcionada às situações que exigem uma visão sobre diversos desafios e a determinação de decisões mais complexas.
Nela, cada demanda é definida e categorizada de acordo com sua Gravidade, Urgência e Tendência. Inclusive, são esses elementos que formam a sigla GUT.
Geralmente, os valores aplicados vão de 01 a 05, mas para a gestão de documentos, pode-se fazer uso dos valores 01, 03 e 05, conforme exemplo abaixo:
Que tal começar a fazer isso na sua empresa?
Com esse conhecimento prévio já é possível começar uma aplicação na sua empresa.
Ficou interessado em saber como aplicar na sua empresa? A Documentária pode te ajudar.
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