Nos dias de hoje, grande parte das ações voltadas para melhorar a infraestrutura das três esferas governamentais (Federal, Estadual e Municipal) está sob responsabilidade da iniciativa privada. E essas, agora, concessões, já eram ativos existentes antes das concessões e tinham sua produção documental.
Com as Concessionárias assumindo a administração dos negócios, fica sempre o questionamento “como será que estão gerenciando os documentos oriundos do Poder Concedente?” e “Como a Concessionária pretende fazer a gestão dos documentos durante o período de concessão?”
Para os conhecedores dos trâmites, é possível afirmar que essa não é uma preocupação na hora de fechar o negócio.
Para uma concessão existir, ela precisa atender a diversos requisitos, previstos em um documento chamado Contrato de Concessão e que é composto por diversos anexos. Dentre esses anexos, podemos destacar o que fala dos Investimentos que deverão ser feitos pela Concessionária ao longo dos anos de exploração da concessão e, o anexo que fala sobre a Manutenção e Operação do ativo, este também vigente durante todo o contrato de concessão.
Ao analisarmos o período de concessão, podemos verificar o quanto a massa documental vai crescer ao longo do contrato.
Para isso, deixo um exemplo simples: em uma rodovia de 900km, podemos ter manutenção em cada um deles, previsto em contrato de concessão. Imagine que seja necessário realizar a entrega de um relatório por km ao mês: teremos 900 relatórios de uma vez só. Se imaginarmos um contrato de 20 anos, teremos o seguinte panorama:
900 relatórios/mês x 12 meses = 10.800 relatórios/ano
10.800 relatórios/ano x 20 anos = 216.000 relatórios ao longo do período de concessão.
Soma-se a isso, as revisões desses documentos, seu envio por e-mail, as impressões, as versões salvas nos computadores pessoais.
Percebam que estou falando somente de um tipo documental.
E não podemos esquecer da massa documental que veio no pacote de concessão, que se consideramos um panorama de 10 anos de existência do ativo, a nova concessão já recebe, de um único tipo documental (vou usar o exemplo do relatório de novo): 108.000 relatórios de manutenção.
E é neste momento que as empresas, em sua grande maioria, pecam por não terem uma política de arquivos, com normas, procedimentos e instrumentos que embasem a gestão de documentos.
Como evitar o problema
A concessionária pode evitar o problema se considerar, na leitura do edital e do contrato de concessão, as cláusulas que falam sobre arquivo e inventário de documentos (nem sempre o termo gestão de documentos é utilizado).
Trago dois exemplos sobre isso, um de início e outro de devolução de concessão:
Fonte: Contrato de Concessão do MetrôRio disponível no link:
Fonte: Resolução 5926, de 02 de fevereiro de 2021, disponível no link:
Concessionárias preparadas e organizadas para a gestão de documentos, além de realizarem entregas de valor para o Poder Concedente, também conseguem ser mais ágeis, produtivas e assertivas em suas tomadas de decisão.
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