Quando pensamos em documentação técnica de engenharia, é necessário estabelecer um controle dos status de emissão e aprovação dos documentos.
Esse controle é estabelecido através da Lista de Documentos, também conhecida como LD, LDP – Lista de documentos do Projeto ou MDL – Master document list.
A lista de documentos, comumente elaborada em Excel, deve conter a relação da documentação técnica (desenhos e documentos) que compõem o projeto, com datas previstas e realizadas de emissão, formato dos documentos, data de envio de comentários, status de emissão e status de aprovação de documentos etc. A lista deve conter documentos de todas as disciplinas envolvidas no projeto, como civil, elétrica, hidráulica, arquitetura etc.
É possível dizer que a LD é um documento que é construído a quatro mãos. Uma parceria estabelecida entre o emissor do documento (em especial, o externo, chamado de fornecedor ou subcontratado) e a área de documentação da empresa contratante.
Toda emissão de lista de documentos deve conter, em cada documento listado, o status de emissão deste. Dentre os tipos de emissão, temos as opções abaixo:
| TIPO | DESCRIÇÃO |
|---|---|
| Para aprovação | Essa emissão tem como finalidade o envio de documentos técnicos para aprovação da Contratante. |
| Aprovado | Emitido após atendido todos os comentários da Contratante. |
| Cancelado | Significa que o documento não tem mais validade para o projeto |
| Reprovado | Essa emissão é utilizada para documentos recebidos fora do padrão ou cujo conteúdo não atende às especificações. |
| As Built | Utilizado quando da incorporação de modificação da obra em relação ao projetado / fornecido. |
Ao ser devolvida, a lista deverá ser preenchida, cada linha, com os status abaixo:
| FINALIDADE DA DEVOLUÇÃO | DESCRIÇÃO |
|---|---|
| Aprovado | Atende às necessidades do projeto e não apresenta divergências em relação aos requisitos estabelecidos. |
| Para Revisão | Atende às necessidades do projeto, mas demanda alguma alteração e/ou melhoria que não tem impacto no seu objeto (ou conceito). |
| Reprovado | Demanda alteração e/ou melhoria devido ao descumprimento dos requisitos estabelecidos e à presença de incorreções ou omissões que impossibilitam a sua análise. Nota: Caso aplicável, a Contratante emitirá não conformidade. |
| Cancelado | Cancelado pela Contratante, o que não significa necessariamente, uma reprovação. |
Esse controle é primordial para o bom andamento do projeto e dos controles da produção documental. Além de acompanhar os status de emissão e devolução dos documentos, com a lista é possível gerar dados para informar à gestão da área e do projeto, dando visibilidade ao trabalho de gestão de documentos.
Muito bom que tenhamos material atualizado para discussão!!!